GSI - Managing Intellectual Property

Optionale WiNPAT-Module

Posteingang

Verfügbar für: Professional Enterprise

Mit Hilfe des Posteingangsmoduls können Sie sowohl E-Mails (MS Outlook oder Lotus Notes) als auch Faxe und elektronische oder eingescannte Dokumente zu Personen und/oder Akten ablegen bzw. importieren. Des Weiteren lassen sich über das Modul Telefon- und Gesprächsnotizen zu Akten / Personen erfassen. Eine zentrale Verwaltung Ihres personenbezogenen postalischen Schriftverkehrs, Ihrer E-Mails und Faxe innerhalb einer Akte / Person stellt den Zugriff auf relevante Dokumente durch alle berechtigten Mitarbeiter sicher.

Rechnungsverwaltung

Verfügbar für: Professional Enterprise

Das Modul unterstützt Sie bei der automatischen Erzeugung von Rechnungen und manuellen Korrekturen auf der Basis des aktuellen Gebührenkatalogs. Rechnungen werden Akten oder Personen zugeordnet und können je nach Rechnungsempfänger und Art rabattiert werden. Bei der automatischen Berechnung von Amtsgebühren werden entsprechende Faktoren, wie Anzahl der Waren- und Dienstleistungsklassen, Ansprüche, etc. berücksichtigt. Die Anzahl und das Erscheinungsbild von unterschiedlichen Rechnungsvorlagen können Sie selbst definieren und durch entsprechende Workflows automatisch füllen. Bei der Erzeugung von Ausgangsrechnungen können zur Weiterbelastung in Eingangsrechnungen erfasste Posten (Kollegenarbeit, Amtsgebühren, Auslagen,..) einfach übernommen werden. Eingangs- oder Ausgangsrechnungen werden übersichtlich dargestellt, mit zahlreichen Filtermöglichkeiten und Export der Listenansicht in verschiedene Formate, wie Excel oder XML. Durch die Verwendung von frei definierbaren Vorlagen werden die Vollständigkeit der Rechnungsposten und deren Benennung sowie ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt.

Leistungserfassung

Verfügbar für: Professional Enterprise

Erbrachte Leistungen hinterlegen Sie komfortabel in der entsprechenden Akte. Mit der Rechnungsstellung an einen Mandanten können Sie alle Leistungsposten aller betroffenen Akten übernehmen. Die Berechnung der Kosten erfolgt automatisch über die vermerkte Dauer. Leistungsposten, Währungsformate und Stundensätze Ihrer Mitarbeiter lassen sich voreinstellen. Dieses Modul bietet Ihnen eine Übersicht aller Leistungen aller Akten eines Mandanten, die noch nicht abgerechnet wurden und verhindert damit eine unvollständige oder verspätete Rechnungsstellung. Die detaillierte Ansicht innerhalb der Akten listet übersichtlich alle angefallenen Leistungen zu einer Akte.

Entscheidungen

Verfügbar für: Professional Enterprise

Mehrere Schutzrechte werden mit Hilfe dieses Moduls in einer Entscheidungsakte zusammengefasst, mit einer für Sie übersichtlichen Darstellung der Zahlungsfristen und entsprechender Vorschläge. Letztere können automatisiert oder manuell erzeugt werden. Je nach Entscheidung werden notwendige Workflows (Dokumentenerzeugung, Fristenerledigung) automatisch abgearbeitet. Die zentrale Darstellung aller anstehenden Gebühren von Akten ermöglicht Ihnen zügige Entscheidungen, die oft an einem Termin in einem Gremium getroffen werden müssen. Nach einer Entscheidung werden alle notwendigen Arbeitsschritte automatisch gestartet und die Entscheidungen in die einzelnen Akten übernommen.

Erfindervergütung

Verfügbar für: Professional Enterprise

Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Einrichtung und Pflege von Vergütungsarten und spezifischen Staffeltabellen. Standardisierte Pauschalen und Vergütungsarten, sowie gesetzliche Staffeltabellen werden bereitgestellt und aktualisierte Tabellen zum Download angeboten. Ein Zahlungsmodul für errechnete Vergütungen ist integriert. Die Umsatzzahlen zu bestimmten Produkten können Sie z.B. über die SAP-Schnittstelle einlesen, die Vergütungen von Erfindern lassen sich nachvollziehbar und korrekt exportieren. Die zeitaufwendige und komplexe Ermittlung der Erfindervergütungen wird automatisiert und ist jederzeit transparent. Mit der Anbindung an die internen Umsatzzahlen und der initialen Einrichtung der Vergütungssätze zu Schutzrechten und Produkten haben Sie alle Voraussetzungen zur automatischen Berechnung geschaffen.

Schutzrechtsbewertung

Verfügbar für: Professional Enterprise

Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Definition einer bestimmten Bewertungsmethode und die Hinterlegung beliebiger Bewertungskriterien mit möglichen Auswahlwerten innerhalb der Akten. Die Auswertung der hinterlegten Bewertungsmethoden und -kriterien erfolgt über spezielle Reports und Erstellung von Statistiken. Mit Hilfe des Moduls Bewertungen können Sie nach frei definierbaren Kriterien Bewertungen einer Erfindungsmeldung, Schutzrechtsfamilie oder einer einzelnen Anmeldung hinterlegen, die dann innerhalb der jeweiligen Akte oder auch zentral über entsprechende Reports und Statistiken ausgewertet werden können. Damit erhalten Sie ein sehr flexibles Werkzeug, mit dessen Hilfe die Verfahren der Schutzrechtsbewertung an individuelle Anforderungen angepasst werden können.

Datenabgleich mit OPS

Verfügbar für: Professional Enterprise

Mit diesem Modul ist es Ihnen möglich, sich zum OPS Dienst (Online Datendienst des EPA) zu verbinden und daraus Datensätze in die lokale WINPAT-Datenbank zu transferieren. Bereits in WINPAT erfasste Schutzrechte können hierüber regelmäßig ergänzt bzw. auditiert werden, um Eingabeaufwand zu sapren und um eine erhöhte Datenqualität zu erreichen.

Rechnungsimport

Verfügbar für: Professional Enterprise

Das Rechnungsimport Modul ermöglicht Ihnen eine von einer Kanzlei bereitgestellte Excel-Liste aller Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum in WiNPAT zu importieren. Dies stellt vor allem für Industrie- Patentabteilungen eine Erleichterung dar, da die Rechnungen nicht mehr einzeln manuell erfasst werden müssen.

Elektronische Anmeldung

Verfügbar für: Professional Enterprise

Dieses Modul erlaubt Ihnen die elektronische Anmeldung von Schutzrechten beim DPMA (DPMADirekt) und EPA (epoline) direkt aus der WiNPAT- Akte. Alle notwendigen Angaben inkl. der Dokumente werden automatisch übertragen, die Anmeldebestätigung des Amts wird an WiNPAT zurückgegeben und die Empfangsbescheinigung sowie die Anmeldedaten in der Akte hinterlegt. Auf diese Art können Sie Schutzrechte direkt bei den Ämtern schnell, kostengünstig und fehlerfrei anmelden. Der gesamte Anmeldevorgang ist in wenigen Arbeitsschritten abgeschlossen.

Schnittstelle Zahlungsdienstleister

Verfügbar für: Professional Enterprise

WiNPAT exportiert mit diesem Modul auf Basis von vordefinierten Regeln regelmäßig Informationen über neue Akten und Änderungen zur Übermittlung an Ihr Zahlungsinstitut (ZI). Zusätzlich in der Professional und Enterprise Version: Die Erinnerungen vom ZI, sofern diese elektronisch zur Verfügung stehen, werden als zusätzliche Kontrolle mit den WiNPAT- Daten automatisch abgeglichen. Je nach Vertrag (Einzelauftrag / Dauerauftrag) erstellt WiNPAT automatisch eine Positiv- oder Negativliste für das Zahlungsinstitut. Die Rechnungen vom Zahlungsinstitut werden automatisch importiert und können in die Rechnungen an Ihre Mandanten übernommen, bzw. mit vorher gestellten Rechnungen abgeglichen werden. Die automatische Übertragung der Daten an das Zahlungsinstitut und der Import der Antwortdateien verringern die Möglichkeit von Fehlern im Einzahlungsprozess. Damit erreichen Sie neben einer erhöhten Sicherheit und Transparenz auch eine deutliche Kostenreduktion bei der Abwicklung der Jahresgebühreneinzahlungen.

Buchhaltungsschnittstelle

Verfügbar für: Professional Enterprise

Dieses Modul ermöglicht Ihnen den sicheren Austausch von Rechnungsdaten zwischen vorhandenen Buchhaltungssystemen wie z.B. Sage KHK, DATEV, SAP und WiNPAT. Die relevanten Daten, wie Debitoren- oder Kreditorenkonten, Kostenträger, Kostenstellen usw. können über eine definierte Schnittstelle in beide Richtungen ausgetauscht werden. Somit können Sie Rechnungen aus WiNPAT mit einer Aktion in das bestehende Buchhaltungssystem übertragen bzw. die Informationen über bezahlte Rechnungen wieder in WiNPAT übernehmen. Durch den automatisierten Datenabgleich entfällt der Zeitaufwand für redundante und fehleranfällige Datenübernahmen. Mit dem Einsatz der Schnittstelle zwischen WiNPAT und Ihrer FiBu-Anwendungen erreichen Sie neben einer hohen Datenqualität und Sicherheit eine medienbruchfreie Integration Ihres IP-Managements mit Ihrer Buchhaltung.

SAP-Schnittstelle

Verfügbar für: Professional Enterprise

Umsatzzahlen (Produktdaten) und / oder Erfinderdaten (HR) werden, je nach Ihren internen Richtlinien, aus dem jeweiligen SAP-System extrahiert und für den WiNPAT-Import bereitgestellt. WiNPAT importiert die Daten in die Produktdatenbank als Basis für die Berechnung der Erfindervergütung bzw. gleicht die importierten Erfinderdaten automatisch mit den vorhandenen Personendaten ab. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, Doppelteinträge werden vermieden und WiNPAT kann mit einem führenden SAP-System synchronisiert werden.

Report Plus (ab Version 5)

Verfügbar für: Professional Enterprise

Reports werden für alle Arten von Auswertungen, Berichte, Übersichten usw. benötigt. Mit WiNPAT Report Plus können Sie einfacher als bisher Reports aller Art erstellen. Das Modul besteht aus dem Condition Builder und dem Layout Builder. Mit dem Condition Builder definieren Sie die Bedingungen für die Selektionen und im Layout Builder legen Sie fest, welche Felder in Ihrer Ergebnisliste angezeigt werden sollen. Da die Bedingungen für Reports und ihr Layout getrennt definiert werden, können Abfragen sowie die Ergebnisdarstellung individuell angepasst werden. Reportergebnisse können selbstverständlich exportiert und weiterverarbeitet werden. Sie können definierte Suchen speichern, kopieren und abgespeicherte Suchen erneut aufrufen. Ergebnislisten können sortiert, bearbeitet, erweitert und exportiert werden. Das Modul Analytics baut auf dem Report Modul auf.

Analytics und Analytics Plus(ab Version 5)

Verfügbar für: Professional Enterprise

Die Reports aus dem Modul WiNPAT Report Plus können Sie für eine tiefergehende Analyse in Analytics übernehmen. Mit Analytics können Sie Analysen und deren Ergebnisse in einer visuell einzigartigen Weise dargestellt werden. Vordefinierte Analysen (z.B. alle meine Schutzrechte inkl. allen Kostenstellen, Klassifikationen, Ländern usw.) erleichtern Ihnen wiederkehrende Analysen und lassen sich beliebig exportieren (z.B. nach Excel) oder drucken. Große WiNPAT Datenmengen übernehmen Sie sinnvollerweise in das Analytics Modul, wo sie übersichtlich dargestellt werden, so dass Strukturen und Muster zu erkennen sind. Die Datenstruktur und Datenqualität sind auf einen Blick prüfbar, Ausreißer werden sofort erkannt und können korrigiert werden. Das Modul Analytics Plus baut auf dem Modul Analytics auf.

Workflow-Pakete

Verfügbar für: Professional Enterprise

Weit über 200 vorbereitete Geschäftsprozesse, 50 Amtsformulare, 150 vorbereitete Formbriefe und 830 Fristenregeln sind bereits vorkonfiguriert und optimieren Ihre Prozesse, indem Sie das Workflowpaket als Basis zur Abbildung Ihrer Standard-Geschäftsprozesse nutzen.

Data Quality

Verfügbar für: Professional Enterprise

Fehleingaben werden zum Zeitpunkt des ersten Sicherns mit Hilfe der anpassbaren Regeln festgestellt und können umgehend korrigiert werden. Nachvollziehbare und hinterlegte Regeln reduzieren für Sie die Gefahr von falschen oder inkonsistenten Daten und vermeiden Folgekosten.