IP Now — Die Allround Web-Lösung für Ihr optimiertes IP Management
Suchen Sie nach einer schnellen und unkomplizierten Lösung für das IP-Management in der Cloud? Mit IP Now erhalten Sie ein hochsicheres SaaS System, das alle Funktionen für weltweite Zusammenarbeit und die zentrale Verwaltung Ihrer gewerblichen Schutzrechte bietet.
Aus über 35-jähriger Erfahrung in Verwaltung und Management von Intellectual Property ist IP Now entstanden. Dabei ist IP Now mehr als eine Patentverwaltungssoftware oder eine Markenverwaltungssoftware.
IP Now hat Akten, Fristen, Dokumente, Formbriefe – alles, was eine IP Management Software braucht. Zusätzlich ermöglicht es Ihnen eine völlig neue Form der Zusammenarbeit und der Kommunikation durch die Integration von Portalen, Chat, Benachrichtigungen und Aufgaben.
Als SaaS-Lösung können Sie Ihre Daten sicher in der Cloud speichern und gleichzeitig von der Flexibilität und Skalierbarkeit einer Software as a Service (SaaS) profitieren. Unser Ziel ist es, Ihnen eine benutzerfreundliche und hochgradig zugängliche Lösung zu bieten, die Ihre Arbeitsabläufe effizient unterstützt und Ihnen ermöglicht, jederzeit und von überall aus auf Ihre Informationen zuzugreifen — unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden (PC, Mac, Tablet).
Egal ob Kanzlei oder Industrie — IP Now bildet Ihre Geschäftsprozesse noch besser und einfacher ab.
IP Now — IP Management Software als SaaS
IP Now unterstützt die Arbeit aller Beteiligten im IP-Prozess. Unsere vernetzten Apps sorgen dafür, dass Sie schnell zu Ihren Akten, Dokumenten oder Fristen gelangen und Ihre Aufgaben erledigen können. Und von dort kommen Sie natürlich an alle weiteren relevanten Daten und Informationen im System. Navigieren Sie auf eine völlig neue und einfache Art durch Ihre Schutzrechte.
SaaS-Lösung ohne Wartungs- und Installationsaufwand, keine zusätzlichen Serverkosten
Optimale Unterstützung der Arbeit mit Dokumenten durch integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Zielorientierte Erledigung Ihrer Intellectual Property Prozesse durch die vernetzten Apps
Sicheres und zuverlässiges IP Management: entwickelt, gehostet und gewartet in Deutschland
Kontinuierlicher Funktionszuwachs nach aktuellen und gesetzlichen Anforderungen durch agile Softwareentwicklung
Einfacher und schneller Kommunikationsaustausch durch integrierten Chat und E‑Mail-Account
Wir garantieren den sicheren Umgang mit Ihren Daten und Dokumenten
- Betrieb in einem deutschen, nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziertem Rechenzentrum (betrieben mit 100 % Ökostrom aus erneuerbaren Energiequellen)
- Verschlüsselung aller relevanten Datenträger der Server und damit aller Daten bzw. auch der Backups
- Regelmäßige Penetrationstests durch externe Firma
- Eigene Datenbank pro IP Now Kund:in
- Verschlüsselte Client Server Kommunikation mit https
- Verschlüsselung des Passwortes mit AES
- Zuordnung von Bearbeitungsrechten pro Nutzer:in je nach Aufgabe
- Automatische Änderungsprotokollierung aller Aktivitäten
Lernen Sie unsere Intellectual Property Management Software IP Now in diesem Kurzüberblick kennen
DIE BASISFUNKTIONEN VON IP NOW
App Struktur
Vernetzte Apps für den gezielten Zugang zu Akten, Dokumenten, Fristen oder Aufgaben.
Je nach anstehender Aufgabe und aktuellem Fokus ist ein schneller Einstieg in IP Now und ein einfaches Navigieren zum nächsten Thema möglich.
Schutzrechte
Marken, Patente und Designs für nationale, internationale und regionale Verfahren inkl. Einheitspatent.
2‑seitige Verfahren und Fremdschutzrechte.
Konflikte
Konfliktakten zur Verwaltung von Gerichtsverfahren als Kläger oder Beklagter. Mit spezieller Nomenklatur, Konfliktarten, Status und speziellen Dokumententypen.
Domains
Domainakten zur Verwaltung eigener und fremder Domains.
Akten
Allgemeine Akten zur Verwaltung von Verträgen, Rechercheergebnissen etc. Übersichtliche Struktur nach Verfahrensstand und Informationskategorien.
Lizenzen
Verwaltung von Lizenzverträgen, Konfiguration der Lizenzrichtung (Licensing in/out und Cross Licensing), Administration relevanter Daten: Lizenzart, Lizenzgegenstand, Standardrelevanz, Termine, Status sowie Verknüpfung mit lizenzierten Schutzrechten.
Fristen
Manuelle und automatische Fristenerzeugung in den Akten (inkl. individueller Konfigurationsmöglichkeit). Gesetzliche Fristen und Amtsfristen in Deutschland, Europa und WIPO. Übersichtliche Darstellung der Fristen in der Fristen App. Direkter Zugang von der Frist zur Akte oder zur Aufgabe. Separate Auflistung von Jahresgebühren- und Verlängerungsfristen. Individualisierung von Vorerinnerungen.
Aufgaben
Manuelle und automatische Erzeugung von Aufgaben zu Akten, Dokumenten oder Fristen. Übersichtliche Darstellung der Aufgaben über Kanban, Grid oder Timeline in der Aufgaben App. Direkter Zugang von der Aufgabe zur Akte, Frist oder zum Dokument.
Dokumente
Dokumentenerzeugung aus der Akte heraus und Zuordnung vorhandener Dokumente zu einer oder mehreren Akten. Multi Upload per Drag & Drop und Multi Download. Bequeme Bearbeitung von Dokumenten ohne vorheriges Herunterladen (WebDAV). Anzeige von Bookmarks und Annotationen zum Dokument.
Suche
Viele Suchmöglichkeiten wie z.B. Volltextsuche in allen Dokumenten, allgemeine Suche über alle Datenbankinhalte oder App spezifische Suche von Akten, Dokumenten etc.
DMS
Dokumentenverwaltungssystem mit automatischer Versionierung der Dokumente. Vermeidung von Speicherkonflikten im Mehrbenutzerbetrieb durch Checkout-Funktion.
Posteingang
Einbindung des eigenen und/oder des Gemeinschafts-Postfaches über Exchange oder IMAP, um eingehende E‑Mails sowie Nachrichten der EPA Mailbox (API) anhand ihres Aktenzeichens oder manuell einer Akte zuzuordnen.
Online Filing
Schnittstellen zum DPMA und EPA für die elektronische Anmeldung.
Chat zur Akte
Echtzeitkommunikation zur Akte oder zum Dokument mit der Möglichkeit verschiedene Teilnehmerkreise aus IP Now pro Akte/Dokument zu definieren. Auch ältere Chats bleiben erreichbar.
Benachrichtigungen
Benachrichtigung von Personen über neue Aufgaben oder Anfragen zu Akten/ Dokumenten/Fristen. Wahlmöglichkeit, in welcher Frequenz und über welchen Kanal (innerhalb IP Now und/oder per E‑Mail) die Benachrichtigung erfolgen soll.
OPS Schnittstelle Dokumentenimport
Schnittstelle zum Open Patent Service des EPA, um in Akten PDF-Dokumente (Publikationsschriften) herunterzuladen.
Dynamische links
Dynamische Erzeugung von Links zu den Datenbanken der Ämter: Patente (Espacenet, European Patent Register, Patentscope, DPMARegister, DEPATISnet), Designs (DPMA, EUIPO, WIPO) und Marken (eSearch plus, eRegister, Madrid Monitor, DPMARegister), Veröffentlichungen in der IPScreener App (Espacenet).
Kontakte
Verwaltung von juristischen und natürlichen Personen in der Kontakte App mit der Möglichkeit, verschiedene Adressen und Rollen zu hinterlegen. Zentrales Ein- und Ausschalten zur Überwachung der Gebührenzahlung für alle Akten des Auftraggebers.
Aktionen
Automatische Erzeugung von Fristen oder Formschreiben aus dem System.
Cloud
Keine Software-Installation auf dem PC/Tablet notwendig, wenn Browser (Chrome/Firefox) und Software zur Dokumentenbearbeitung (Word, Adobe Acrobat etc.) vorhanden sind. Client-unabhängig.
Reporting
Erstellung und Speicherung von Abfragen über den gesamten Datenbestand mittels Reports App. Teilen eigener Reports mit anderen Anwender:innen. Export von Reports als CSV-Datei oder nach Excel inkl. eingebetteter Bilder.
Dashboard
Vordefinierte und anpassbare Dashboard-Widgets zur Kennzahlenermittlung für Erfindungsmeldungen, Patente, Marken und Designs. Einbindung von selbstdefinierten Reports und deren Darstellung als Liste, Grid oder Chart.
Mehrsprachigkeit
Oberflächensprache Deutsch oder Englisch und unterschiedliche Datumsformate je Anwender:in einstellbar. Berücksichtigung der Empfänger-Sprache bei der Erzeugung von Dokumenten oder E‑Mails.
Rollen und Rechte
Vordefinierte Rollen für die relevanten Tätigkeiten können den jeweiligen Anwendern spezifisch zugeordnet werden. Definition von Rechtegruppen, die individuell kombinierbar sind.
Formschreiben
Erzeugung von E‑Mails oder Word-Dokumenten auf Basis von Templates, die mandantenspezifisch anpassbar sind.
OPTIONALE ERGÄNZUNGEN VON IP NOW
2‑Faktor-
Authentifizierung
Zusendung eines Codes per SMS zur 2‑Faktor-Authentifizierung an eine selbst hinterlegte Mobilfunknummer.
Single-Sign-On
(SSO)
Einbindung von Single-Sign-On-Technologie (SSO), basierend auf SAML 2.0.
4‑Augen-Prinzip
Definition von 4‑Augen-Aufgaben zur automatischen oder manuellen Aufgabenerzeugung. Optische Markierung von Akten, Fristen und Dokumenten mit offenen 4‑Augen-Aufgaben.
Aufrecht
erhaltungen
Generierung von Zahlungsaufträgen für Jahresgebühren- und Verlängerungsfristen an Dritte (Vertreter, IP-Servicedienstleister, DPMA und EPA).
Elektronische Amtspost vom DPMA/EPA
Einbindung der elektronischen Amtspost von DPMA und EPA, um Schriftstücke (Bescheide, Mitteilungen, etc.) anhand ihres Aktenzeichens oder manuell einer Akte zuzuordnen.
Entscheidungen
Abbildung interner Entscheidungsprozesse (Jahresgebühren, Verlängerungen, Nachanmeldungen, Validierungen und Nationalisierungen/ Regionalisierungen) sowie Umsetzung der getroffenen Entscheidungen über Aufgaben.
Fristen
Erinnerungen
Auftraggeber bezogene Einstellung für Brief‑, E‑Mail‑, Einzel- und Sammelerinnerung. Erzeugung der Fristerinnerungen im Batch und Versenden der Erinnerungs-E-Mails im Batch oder einzeln. Herunterladen der Erinnerungsbriefe in einem Schritt. Automatische Rechnungserstellung zu Fristen.
Leistungen
Manuelle oder über Timer gesteuerte Erfassung von erbrachten Leistungen mit Dauer, Datum, Bearbeiter, Leistungstyp sowie Zuordnung der Leistung zu einer Akte. Die Definition individueller Stundensätze ist möglich.
OPS Schnittstelle für Datenimport
Import fehlender bibliografischer Daten veröffentlichter Patente und Gebrauchsmuster (für eigene Schutzrechte und Schutzrechte Dritter). Automatische Aktenanlage für einzelne Patente Dritter oder der ganzen Patentfamilie.
Postbesprechung
Strukturierte Abarbeitung der täglich importierten Post (E‑Mails und Dokumente). Gemeinsame Besprechung bzw. Bearbeitung von eingehenden Dokumenten im Team. Erstellung vordefinierter Aufgaben und Hinterlegung von Verantwortlichen für das jeweilige Dokument
Rechnungen
Erstellung und Verwaltung von Eingangs‑, Ausgangs- und Stornorechnungen zu einer Akte, inkl. Fremdwährungsmanagement. Generierung von E‑Rechnungen direkt im PDF/A‑3A-Format, inklusive eingebetteter XML-Datei. Konvertierung und Versenden als PDF möglich.
Vergütungen
Erfassung von Erfinderanteilen, Lizenzfaktoren und Umsätzen. Berechnung von Vergütungen nach Pauschalen, Lizenzanalogie, Lizenz und Ersparnis. Import der Umsätze aus Excelliste.
Mandanten
Portal
Plattform für den Online-Zugriff von Mandanten auf das jeweilige Schutzrechtsportfolio zum Daten- und Dokumentenaustausch. Zuweisung von Aufgaben direkt an Mandanten.
Erfinder
Portal
Standard-Erfinderportal als firmenweite Plattform zur Abgabe von Erfindungsmeldungen und zur Interaktion mit der Patentabteilung.
Weitere
Portale
Einrichtung von weiteren Portalen, z.B. Auftrags- oder Infoportale nach Wunsch.
SCHNITTSTELLEN ZU IP-DIENSTLEISTERN
Pavis
Online-Schnittstelle zu PAVIS Connect für Jahresgebühren und Verlängerungen mit Echtzeit-Visualisierung des Aktenstatus und Übermittlung der zu erwartenden Kosten. Registrierung, Aktualisierung, Stornierung und Löschung von Akten im Batch. Import elektronischer PAVIS-Rechnungen. Export der Akten im XML-spezifischen PAVIS-Format.
Clarivate
Online-Schnittstelle zur Übermittlung von Jahresgebühren und Verlängerungen mit Überprüfung/Verifizierung der Daten durch Clarivate. Abruf und Import von Rechnungen (Rechnungsdaten inkl. Rechnungsdokumente) mit optionaler Fristbearbeitung. Abruf von Vorschaukosten sowie von Clarivate gemeldete Differenzen und zu leistende Zahlungen.
IPscreener
Online-Schnittstelle für effiziente textbasierte, KI-unterstützte Patentrecherchen mit Import des Rechercheergebnisses als Veröffentlichungsakte.
